董事會視訊錄影

△董事會議以視訊方式召開議事錄記載疑義
一、按公司法第183條第4項規定，股東會議事錄應記載事項包括「場所」；
同法第207條第2項規定，董事會議事錄準用上開第183條之規定。是以，
董事會議事錄應記載會議場所，合先敘明。
二、另公司法第205條規定董事會採行視訊會議方式進行，而無董事親自出席
集會時，有關議事錄會議場所之記載，得載明某一特定與會者（如主席）之
「實際所在地」或記載該次視訊會議所使用之連結及識別方式作為會議場所
。
三、惟公開發行股票之公司，如其董事會之召開採視訊會議者，其議事錄之會議
地點得直接敘明採視訊進行，惟應依「公開發行公司董事會議事辦法」
第18條第3項規定及金融監督管理委員會「公司治理問答集─董事會議事
辦法篇」第8題說明辦理，亦即以視訊會議召開董事會者，其視訊影音資料
為議事錄之一部分，爰應同時錄音與錄影，且該視訊影音資料呈現方式，須
注意應能清楚呈現各董事與會情形、其發言內容及會議完整過程等，俾符合
董事會議事辦法第17條規定有關議事錄應詳實記載之意旨，避免日後衍生爭
議為原則(金融監督管理委員會110年7月5日金管證發字第1100140327號函
參照，如附件)。
（經濟部110年7月19日經商字第11000641250號函）

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本公司董事會之開會過程，應全程錄音或錄影存證，並至少保存五年，其
保存得以電子方式為之。
前項保存期限未屆滿前，發生關於董事會相關議決事項之訴訟時，相關錄
音或錄影存證資料應續予保存，至訴訟終結止。
以視訊會議召開者，其視訊影音資料為議事錄之一部分，應於公司存續期
間妥善保存。

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疫情期間各公司日常營運並不中斷，雖然股東會目前暫緩召開，維繫公司運作的「董事會」卻有召開之必要。為免人與人之直接接觸以及溝通討論之順暢，可預期原本實體召開董事會之公司會考慮將董事會改為線上召開，但是對公司線上召開董事會有所疑問。

三個關鍵問題

• 董事得否線上出席董事會？
• 視訊出席之董事如何簽到？
• 線上董事會議得否以「電話會議」而非「視訊會議」的方式進行？
  

近

日來本土新冠病毒疫情延燒，中央流行疫情指揮中心明文規定禁止室內5人以上之聚會，因應疫情嚴峻，為避免群聚，司法院發布除了具時效性、緊急性及其他認有即時處理必要的案件外，各級法院暫緩開庭，金融監督管理委員會及經濟部分別發布公司股東會全面延後召開等公告。

部分企業單位亦為減少員工通勤、辦公室群聚的風險，以線上會議取代實體開會，採取居家上班的應變方式。然而，疫情期間各公司日常營運並不中斷，雖然股東會目前暫緩召開，維繫公司運作的「董事會」卻有召開之必要。為免人與人之直接接觸以及溝通討論之順暢，可預期原本實體召開董事會之公司會考慮將董事會改為線上召開，但是對公司線上召開董事會有所疑問。

公司得否線上召集董事會呢？如果可以線上召集，又有哪些事項是必須注意的呢？重要的是，如果沒有依照法定程序或方法召集董事會，又會有怎麼樣之效果呢？本文將於下文做簡單討論。

執行線上董事會的常見問題

(一) 董事得否線上出席董事會？

依照公司法第205條第2項規定：「董事會開會時，如以視訊會議為之，其董事以視訊參與會議者，視為親自出席。」也就是法令明文允許董事會以視訊會議的形式召開。早在民國90年公司法修正時，立法者即認為電傳科技發達，以視訊會議方式從事會談，亦可達到相互討論之會議效果，與親自出席無異，而明文允許董事會議以視訊會議方式召開。事實上，在全球新冠病毒爆發之前，實務上早已常見因為董事常居海外各地，無法齊聚開會，而採取線上視訊會議之方式召開董事會。然而，線上會議之召開雖然經過法律明文允許，實際執行時，除了需確保通訊軟體順暢無礙外，也不乏其他應特別注意的要點。

(二) 其他執行上應注意事項

• 董事會的召集通知可否以電子郵件或傳真方式代替實體信件？
  在經過受通知董事及監察人同意的情況下，公司法明文董事會召集通知是可以由電子郵件方式傳達的。而在公司章程已經明文董事會召集通知得以電子郵件方式寄發召集通知的情況下，視為董事已默示同意，即不需要再額外得到董事的個別同意。至於傳真方式，如果屬於一般之紙本傳真方式，不屬電子文件，本不會產生須相對人另外同意的問題，而若屬於電腦傳真系統之傳真，係電子文件之一種，同樣需要得到相對人的同意或章程明文規定 1。
• 線上董事會議資料應如何寄發給與會者？
  實務上認為董事會議資料應與董事會召集通知同視，故董事若已同意公司以電子方式寄發召集通知，或章程載明公司得以電子方式寄發召集通知，線上董事會議資料自得一併以電子方式傳輸 2。
• 視訊出席之董事如何簽到？
  線上會議最常見的問題，莫過於視訊出席之董事會應如何簽到。實際上，視訊出席之董事，僅須在董事會簽到簿記載該名董事係以視訊方式出席即可，毋須由該董事實際簽名 3。
• 開會地點可否無任一董事實際出席？
  若全體董事會皆以視訊方式出席董事會，無任一董事實際出席，亦為實務上所允許 4。
• 線上董事會議得否以「電話會議」而非「視訊會議」的方式進行？
  如上提到，立法理由認為鑑於電傳科技發達，人與人溝通不侷限同一地點，從事面對面交談，如以視訊會議方式從事會談，亦可達到相互討論之會議效果，與親自出席無異。主管機關認為，若僅以電話交流，無法達到面對面交談的效果，故單純的電話會議，而非視訊會議，是不被允許的 5。
• 視訊會議是否需同時錄音與錄影？
  公開發行公司董事會議事辦法明文規定，針對視訊召集董事會議的公開發行公司，會議錄音、錄影資料亦屬於議事錄的一部分，故董事會以視訊方式進行時，必須同時錄音與錄影 6。
  

董事會程序違法可能造成的效果與後續影響

關於股東會程序上的違法，公司法第189條及第189之1條明文規定，股東得自決議之日起三十日內，訴請法院撤銷其決議。然而，就董事會的程序違法，則沒有相類似的明文。惟大多數實務認為，股份有限公司設立董事會之趣旨，在使全體董事經參與董事會會議，互換意見，詳加討論後，決定公司業務執行之方針。因此，公司法關於董事會之召集程序及決議方式規定，俾利全體董事出席董事會，及議決公司業務執行之計策。且董事會是公司的權力中樞，為了充分確認權力的合法、合理運作，及其決定之內容最符合所有董事及股東的權益，應該要嚴格要求董事會的召集程序、決議內容均須符合法律規定。故董事會召集程序及決議方式，違反法令或章程時，其所為決議，應屬無效。值得注意的是，倘公司股東會係本於董事會無效之決議所召集，多數實務即認為該股東會之召集有程序上的瑕疵 7，股東得依公司法規定訴請撤銷股東會決議，也就是說，除非該股東會決議係經法院判決撤銷，否則該股東會決議將持續有效。

然而，並不是所有的判決，都認為董事會一發生程序上的違法，就屬於無效。舉例來說，實務上曾有董事，並未依法以「視訊」方式參加董事會，而僅以「電話」方式參加董事會－如上所述，此種方式為主管機關所不允許，然而本案法院認為 8，董事會雖未以面對面會談之視訊會議方式進行，惟未到場之董事倘已經由其他科技設備得與在場其他董事即時交換意見，參與討論，對該決議方法之瑕疵並無異議而參與決議，自不得再以相同事由主張該董事會決議為無效。此外，全體董監事倘皆已應召集而出席或列席董事會，對召集程序之瑕疵並無異議而參與決議，尚難謂董事會之召集違反法令而認其決議為無效。因此駁回原告請求撤銷該董事會召集之股東會決議之訴。意即，除了考量程序是否合於法令外，法院於判斷董事會決議是否無效時，還會將董事在會議過程中是否實際上充分交換意見、參與討論，列為考量之要點。