社區 自 聘 總 幹事 的 注意 事項

201105201520社區總幹事自雇或外包,宜考量週詳再做決定

以下取自網路,可供管委會參考

自雇與外包必須顧及下列因素,再由管委會決定之

但在此提醒請注意與物業管理公司的契約,內容的條文要注意社區權益,以免反失去外包的保障而發生事故無從求償,所以請主委與副主委再詳看契約,明白其權利義務,謝謝

近日，部分住戶看了區分所有權人會議資料後，非常關心服務中心委外的問題，並認為為何要排除住戶擔任服務中心員工，是否太不近人情？讓我覺得住在那麼富有人情味的社區，真是令人感到幸福。但是身為被賦予管理責任之管理委員，實在無法因個人情感而影響社區管理的效率。故特別針對住戶們疑慮提出說明：
一、 社區為何要委由物業公司管理?不能自聘嗎?
(一)在說明自聘部份的優缺點時，先談談風險，也就是法律層面的部份。社區管理委員會自聘社區服務人員之風險，說明如下：
1.民法第四百八十七條之一第一項，「受僱人服勞務，因非可歸責於自己之事由，致受損害者，得向僱用人請求賠償」，所以管委會需冒風險承擔。
2.僱用之服務人員無法做背景調查，例如：是否有債務或信用不良、有前科紀錄…等，很可能引狼入室，造成社區住戶更大傷害。
3.如果發現所僱用人員，不能勝任或須解僱，若惡質員工尋求黑道不法集團以暴力恐嚇或耍賴方法，對付社區管理委員會的委員們或住戶時，將不勝其擾。屆時請神容易送神難，可能會破費更多才能解決問題。
4.如果自僱社區總幹事監守自盜，侵佔社區公共基金、挪用社區發包工程廠商款項，或未善盡職責，將無從求償。
5.另外社區管理委員會有甄選及督導之疏失，受害住戶可以要求管理委員負損害賠償責任。（此依民法第五百四十四條：受任人因處理委任事務有過失，或因逾越權限之行為所生之損害，對於委任人應負賠償之責）
(二)委任物業管理公司派任總幹事及員工之好處，說明如下：
再說明以前，先簡單的澄清一個問題，保全公司主管機關是警政署;物業管理公司主管機關是營建署，「社區總幹事」是由「物業管理」公司派任，而不是保全公司，目前市場上的保全公司大都另有物業管理的公司牌，所以會讓一般人誤認社區總幹事是由保全公司所派任的。
1.物業管理公司所派任的社區總幹事大都需要辦理前科調查，更嚴謹的會做背景調查，查詢他是否有債務及信用是否良好，若以前曾有在同業中擔任社區總幹事，則會去了解此位社區總幹事在前社區的表現，是否曾有疑似或有實際非法侵佔公款的行為，且平時由物管公司的督導主管嚴密監督社區會計帳務資料，而有些物業管理公司另有其稽核室人員直接受命於公司高層如總經理，不定期不定時稽核社區出納及會計帳務，物業管理公司派任的社區總幹事較不易發生監守自盜情事。
2.萬一社區總幹事利用其職務，不法侵害住戶權益時，社區管理委員會以「未善盡優良管理人責任」，可向物業管理公司負帶起連帶賠償責任，物業管理公司資本額皆在一千萬元以上，應可以負擔得起賠償，雖自僱的社區總幹事亦可向其要求民事賠償(刑事責任另外)，但社區總幹事個人亦有可能賠償不起，屆時社區管理委員會應擔負起賠償的責任，不管此事件是誰需負任，受害最深的還是社區全體社區。
3.如果社區管理委員會委任合法物業管理公司派任社區總幹事，社區管理委員將不會發生民法第五百四十四條之情事，而免除負擔損害賠償責任。
講明白點!「委外管理」就是「風險轉移」的精神，社區管理委員會的委員們都是「無給職」的工作，要不要去揹負這麼大的風險及責任。
再者：
(1)薪資保障-社區管理委員會並不需要負擔社區工作人員的勞、健保還有其退休金的部份，成本上看似是比管理公司來的便宜，但管理及督導，還有其風險的部份是轉移給社區管理委員會承擔。而管理公司的話，除了管理公司經營不善，發不出薪水以外，員工的薪水都有一定的行情。
(2)忠誠度-自聘的社區總幹事，當然忠誠度是第一名，這是不能否認的。
(3)工作態度配合度及時間上-自聘的社區員工，不一定是最配合的，但也是有很好的員工(不能一桿子打翻一條船的人)，因為有的員工，用「挾天子以令諸候」的心態，自認與住戶熟識或跟委員們感情較好，而有時會將社區住戶的權益給犧牲掉，例如任意變更管理費繳交方式或不依規定催繳。
(4)物業管理公司還有一個好處，就是管理委員會認為總幹事或那一位員工不適任，可以限期要求管理公司更換人員，且在員工未補齊前，物管公司仍需派遣足夠人力支援工作，而管委會自聘員工方式，在時效性及人員調派彈性上卻遠不及物管公司。
二、既然已委由物業公司管理，又為何要限制住戶擔任員工呢？
(一)如果將社區當作一間公司的話，住戶就是股東，而物業公司就是管理階層，服務中心當然就是執行階層。當服務中心工作的員工，既是職員又是公司股東，物管公司又要如何去管理？當員工犯錯或工作績效不如預期，物管公司預期可能遭遇到住戶或委員關切，而增加管理的困難度。如此，員工又會如何用心在自己工作職務上。
(二)我們考核物管公司或保全公司的工作績效，做為明年是否續約的標準，如果，社區不滿意物管及保全公司而不再續約，其旗下員工還能繼續在社區工作嗎？難道為能讓住戶能持續在社區工作，而讓不適任的物管及保全公司一直在社區做下去。
(三)保全與物管公司為獲得利益，與管委會委員間有利益往來或吃飯聯繫感情，適不適合？我想絕大多數住戶一定認為不適合。但是，身為住戶的員工，與住戶間也有情感交流，甚或推派出任委員為其利益護航，是否適合？睿智的芳鄰們仔細評量，答案應該是很明確的。
大家關心社區事務共同為社區發展努力是每一住戶應盡的義務，但卻少有人願意挺身而出為社區公共事務的改革盡一份心力，多年來，由於社區逐年老化，問題逐漸浮出，大家應正視問題，而非逃避問題，要解決問題而非製造問題，解決問題要結合現實。今年第十八屆管委會為能落實社區維修工作，解決延宕已久之地下室漏水、公共水費分攤及道路改善等問題，希望在有限之管理費及基金下，能夠開源節流以有限之預算，創造社區最大效益，致力研討許多方案包含節能燈具換裝、節約人力成本支出等，並制定及補充社區規約使管理法制化，避免虛耗管理支援。但就管理而言，哪怕是有缺陷的制度，也比沒有制度好得多。管理者以制度說話永遠比依靠個人的好惡更有力度，也更有效率。任何公司及團體組織都需要規章制度，一套好的規章制度，甚至要比多用幾個管理人員還有用。所以，一套規章制度必須適應時代的變化，發現不合理或不切實際的要適時修訂，這樣，規則才是活的，只有活的規則才有意義。
依曹先生多次發佈傳單提供部分社區委由物管公司經營所產生之弊端供社區住戶參考，這是非常好的，本人也持正面態度予以肯定，就如同曹先生所套用之廣告詞「笨蛋，問題就在人的身上」，所以問題不在物管公司，而是在於人，物管公司本身就沒有問題，管理中心委外管理也不是問題，問題就是在於「人」，而「人」的管理，到底是自聘好還是物管來的好，在本文前面已詳述，將不再贅述。令曹先生提出本次修訂之組織章程增修區分所有權人或其配偶可擔任主任委員等職有所不妥，其引用條文有所錯誤及誤解，公寓大廈管理條例第25條並未提及管理委員資格，反而在公寓大廈管理條例第29條中述明：「……公寓大廈之住戶非該專有部分之區分所有權人者，除區分所有權人會議之決議或規約另有規定外，得被選任、推選為管理委員、主任委員或管理負責人」，由此可之，只要是住戶都能被選任為主任委員並非絕對需為區分所有權人，更何況在修訂條文中還註明若配偶接受委託擔任管理委員並經選舉擔任主任委員，其委託人須負連帶責任。
另有關社區使用之土地遭建商向銀行設定抵押，未來將可能遭受拍賣一途，曹先生建議與債權銀行議價方式做債權轉讓與承受，由管理費支付利息及本金。不管是管理費或公共基金支付，還是得由社區支付相當金額後，才有可能將產權由住戶共同持分，債權承受或拍賣後依現行使用權優先承購，所耗費較少，這是可評估商榷的。
11月28日區分所有權人會議能決定社區未來要成為怎麼樣的社區，懇請諸位芳鄰們詳讀會議資料，並以智慧判斷其適當性，不因旁人耳語以訛傳訛，做出正確判斷。