上一節介紹Excel如何取得最新藝文展覽的消息,通常這一類網頁是動態的、即時更新的,所以我們在瀏覽相關網頁時,每次開啓網頁都會去抓最新的內容,瀏覽器也都有重新載入或者刷新的選項,可以設定我的最愛或者書籤列的功能。Excel既然開通了連結網頁的功能,當然也會有類似的便利操作,以下具體介紹:
一、「資料」頁籤、「取得外部資料」區塊、「現有連線」:使用現有連線取得資料(從常用來源匯入資料)。
二、開啓「現有連線」視窗,在「活頁簿中的連線」看到有四行資料,滑鼠右鍵:「編輯連線內容」。
三、開啓「連線內容」視窗,一看便知道這是個很方便的工具。
四、先移到「定義」頁籤,在「連線字串」是這個連線所連結的網址,然後點選「編輯查詢」,便是上一節的「編輯Web查詢」界面。
五、編輯「使用方式」,將「每隔60分鐘自動更新一次」及「檔案開啓時自動更新」打勾,「連線名稱」為「藝文展覽1」,「描述」為「高雄美術館」。
六、把四個「活頁簿中的連線」都編輯過。
七、等60分鐘後更新,或者關閉檔案再開啓,可以看到左下角有個「正在執行背景查詢」,表示Excel在更新「現有連線」的網頁資料。
如同這一節最後圖片所示,更新後內容和和上一節相同,這是因為網頁內容並沒有變化。不過這裡的連線設定上,是分別把四個網頁內容下載到四個工作表,然後再彙總引用到同一工作表,例如「=衛武營藝文中心!A102」。由於所連結的儲存格固定,一旦網頁內容的位置有稍微更動,下載到Excel的儲存格排列也會跟著動,而原先的固定連結會錯亂掉,因此有需要多加瞭解網頁內容型態,Excel的連結設定也必須更加聰明一點,這些將於下一節介紹具體方法。
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在表A參照表B的資料(可能vllokup或簡單的 「=表B的OOXX」)這種Excel外部連結,每次開啟表A都會問是否更新資料,或表A在不同電腦開啟時會出錯找不到外部連結…
內容重點
- 1 快速找到外部連結位置
- 2 Excel外部連結總覽與編輯工具
- 3 外部連結自動更新
快速找到外部連結位置
按Ctrl + F叫出搜尋功能,尋找目標:.xl,搜尋範圍:活頁簿後按全部尋找,就能一次找到所有參照其他Excel檔的外部連結,再來要刪除或一次性取代就輕輕鬆鬆了。
有時候還是找不到,記得到下方工作表點右鍵選取消隱藏,隱藏的工作表叫出來後就能搜尋到了!
Excel外部連結總覽與編輯工具
其實有更方便的方法,到上方工具列 > 資料 > 編輯連結,就可一覽所有外部連結並進行編輯/中斷或修改是否要提示等,另外,有時參照的資料不是Excel檔,搜尋 .xl 就會找不到結果
外部連結自動更新
某些情況就是需要從其他Excel檔更新資料,但每次開啟都要問是否很厭煩?還可以到上方工具列 > 檔案 > 選項 > 進階 > 一般區塊 > 取消勾選自動更新
雖然取消自動更新,但其實還是會自動更新資料,只是不會每次開啟時問你要不要更新而已~如果想要控制更新外部參照 (連結) 的時機,可以點此參考微軟官方中斷外部連結的說明。
另外,可以點此看更多Excel教學哦
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